テレワークの導入、対面での訪問打合せの見合わせで、すっかり主流となったオンライン会議。
zoomでの会議にも随分慣れてきた、という方も多いでしょうか。
と言う人もいます。
たしかに、画面を集中して見続けなければならないし、ちゃんとリアクションもしなければならない…対面と比べると、zoomでのコミュニケーションは疲れるものです。
時間を区切って、サクサクと用件について決める、ということは大事です。
でも、こんな声もよく聞くのです。
短時間で集中する、というのは大事です。
ただ、そればかりを意識すると、もっと大事なことが抜け落ちてしまう可能性があります。
Contents
会議で欠かせないのは「場づくり」
会議に緊張感がある、と感じる。
ちょっとした疑問や思いつきを口に出したりできなくて、後でメールで確認する。
（後からのメールが悪いということではありません。会議の中では思い付かなかったことが後になってひらめく！というのもよくあること）
それは、その会議で「思いや考えを安心して言える」と感じている人が少ないから。
場の「心理的安全性」が高くない状態です。
短時間で、必要事項のみをサクサク進めることが大事！ということを意識している、という場で起こりやすいこと。
それは、ちょっとした疑問・違和感・思いつきや、その企画についての感想・感覚を
「今ここで言わないほうがいいかな？（決定事項には関係ないし）」
「感想的なコメントは求められていないかな？」
と「場に出さない」選択をする人が増えてしまう、ということです。
そうすると、共有される情報・アイデアが減ってしまう。
（ちなみに、誰かが感じる「疑問」「違和感」も大切な「情報」です）
また、「これは言わない方がいいかな？いや、言おうかな？」と迷うことに脳を働かせながら、クリエイティブなことを考えるというのはほぼ不可能です。誰かが一つの発言をするかどうか迷う、というのは小さなことのようで、実は会議の成果にとって大きく影響しているとも言えます。
だから、「場づくり」が大事。
「自分も発言していいんだな（自分の意見も必要とされているんだな）」
「小さなことでも出した意見は受けとめてもらえそうだな」
と、安心して思ったこと・感じたことを（言うかどうか悩まずに）言える空気感をつくる、ということです。心理的安全性の高い場をつくる、ということでもあります。
すぐ取り入れられる、２つの方法
会議のはじめに質問を
すぐに議題に入るのではなく、アイスブレイクの時間を設けてみましょう。
雑談を促したり、研修の初めに行うようなゲームをしたりする必要はありません。
ひとつ質問を投げかけ、その場の全員が答えを発表するだけです。
普段の会議室での会議ならば雑談的なものでも良いのですが…「必要事項に集中する」意識を持っている人の多いオンラインでは、議題からかけ離れたものではなく、それに関係しているけれど、自由に答えられる質問がオススメです。
たとえば、こちら。
必要事項を淡々と進めるzoomミーティングをしている方には、慣れない質問かもしれませんが…
とか
なんて声が挙がるかも。皆が戸惑っているようなら、初めに１分ほど、答えを手元のノートなどに書き出す時間を取るのも良いでしょう。
また、進行役の人が自分の答えを伝えながら、「どんな小さなことでもいいですよ」「一言でOKですよ」と言ってあげてくださいね。
冒頭の５分、こんな時間を持つだけで…
- 参加者の価値観や人となりが多少でも感じられ、場の安心感が増し、発言しやすくなる
- 全員が一度発言しているので、その後の時間も思ったことを口に出しやすくなる
こんな効果があります。
緊張感が解けて、ちょっとした意見も活発に出る場になる可能性があるのです。
会議の後半に確認を
議題について話し合いが進み、決定事項も出揃ってきた後半。
また５分ほど時間をとって、こんな質問を投げかけてみましょう。
ただ「何か質問がある方はいますか？」と聞くのとは、大きく違います。
（この投げかけで、疑問点を言い出せるかどうかは、場の雰囲気に左右されます。心理的安全性が十分に高い場であれば、これでもOKですが、それを高める目的も含めて、先の質問がオススメです）
こちらも、「どんな小さなことでもOKです」というルールにして、時間を区切って皆さんに思っていることを出してもらいましょう。
全員、順に発言（気になっていることも確認したいこともない場合は「ない」と意思表示）していただくのがオススメです。
ダラダラと長くならないように、時間を区切っておくと良いでしょう。
といった感じです。
- なかなか言い出すタイミングをつかめずにいる方も、質問や確認をしやすくなる
- 「議論に直結する必要最低限のことしか言い出せない」という空気が和らぐ
こんな効果があります。
それにより、会議の場に出される情報が増え、より話し合いが発展する可能性があります。
後からの「会議の場では聞けなかったのですが…」というメールも減り、企画が効率よく進むようにもなりますね。
「場づくり」の効果
ここまで、すぐに試してみることができる２つの５分施策をご紹介しました。直近のzoomミーティングで、ぜひ試してみてください！
安心して思いや考えを言うことができる、心理的安全性の高い場づくり。
それをすることで、会議はこんな場になっていきます。
- 雰囲気が良く発言しやすいので、活発な意見交換がなされる
- 全員の(異なる)視点が活用される
- 「否定されるかも」「面倒なことになるかも」という懸念をする必要がないので、建設的なアイディアを出すことに専念できる
- 全員がチームや会議の場に貢献している実感を得られて、働きがいが向上する
つまり、会議の成果(結論)の質が上がる！のです。
こんなことに困っている、もっとこうだったらいいのに…そんなお声をお気軽に聞かせてください！
（簡単なオンラインミーティングに関するアドバイスもさせていただけます）
- チームの心理的安全性を高めたい
- 安心して意見を言い合えるチームにしたい
- メンバーの強みが活かされるチームにしたい
- 「このチームにいられてよかった！」と思える場をつくりたい
- 「ここで力を発揮したい！」と皆が積極的に思えるチームにしたい
そんなあなたや、あなたのチームにオススメなのが「チームのよさがみえる会議」です。あなたの会社にファシリテーターがお伺いして心理的安全性の高い場作りのお手伝いをします。お気軽にお問い合わせください。
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