よさ会議

「特定の人しか発言しない会議」を「全員が参加できる会議」にする方法

こんにちは。高井ちずこ(チィ)です。


突然ですが、あなたが参加している会議には、どんな会議がありますか?定例の報告会議もあれば、新企画のアイディアを出すための会議、随時行われるプロジェクトの打合せや問題解決のための話し合い…結構な頻度で会議に参加されているかもしれませんね。

その会議の雰囲気は活発ですか?それとも、決まった数人だけが発言をして、他の人はだんまり…
僕に話を振らないで~!

なんて思っている人もいたりして…

この記事では、会議の場に全員が発言できる活発な雰囲気をつくる方法をお伝えします。

Contents

あなたの参加している会議は、どっち?

あなたの参加している会議、これまでに参加した会議を思い浮かべてみてください。


きっと100の会議があれば100の雰囲気があるとは思いますが…ここはあえて、2つのタイプに分けてみたいと思います!ご自分の経験した会議はどちらの要素が強いかな?と考えながら読んでみてください。

特定の何人かだけが発言する会議

会議には10人以上参加しているけれど、主に発言するのはその半分もいない、ということ、実はけっこうありますよね


それが、連絡や報告のための会議であればあまり問題はないのかもしれません。(報告だけのために会議が必要か、という論点はちょっと置いておくとして)

でも、問題を解決したり、改善を図ったり、新しい何かを生み出したりすることが期待されている会議で発言者が偏っている、ということもよく聞く話です。

そんな会議で、参加者が思っていることを挙げてみます。

  • 役職が上の人の意見が重視されるので、部下は発言しても意味がないと思う
  • 何か発言すると「言い出しっぺがやるべき」となり仕事が増えるので、なるべく意見を言いたくない
  • 何か発言するとすぐに「それは違う」と批判的な声が挙がるので、気軽に発言できない
  • じっと黙ってやり過ごせば、数人の議論で事が進むので、目立たないようにひたすら下を向いていよう
  • 優秀な人、経験が長い人がいる場で、経験も浅く能力も高くない自分が発言するのは気がひける
  • 実はいつも話についていけていないが、いまさら「これが分からない」と言えず、黙っている
  • 話し合いの場といえども、暗黙のルールや正解が存在し、そこに疑問を持ってもそう言える雰囲気ではない
  • 「なぜ発言しないんだ?君の意見は?」とときどき迫られるが、そう言われるとますます意見を言いづらい

いかがでしょうか。


これ、僕のことだ!(なんでバレてるのー!?)

なんて項目、いくつかあったりしましたか?

全員が意見を出し合える会議

一方、こちらは、全員が発言し、意見を出し合える会議です。


そんな会議に身を置いた経験はありますか?ここで参加者が思っていることも挙げてみますね。

  • 適度に冗談も飛び交う雰囲気で、「しょうもないかな?」と思うような意見も言えてしまう
  • 「新人や経験の浅い人」の視点も一意見として聞いてもらえるので、気後れせずに言える
  • 出た意見をすぐに否定するのでなく、その背景や本質を聴いて受けとめる空気感があるので、安心して言える
  • 「そもそも、●●とは?」というような確認をしたり、分からないことを質問したりするのも気軽にできる
  • 自然体でリラックスしてその場にいられる
  • 自分の意見が採用されるかどうかではなく、チームとして納得感のある結論に達することが大事だと心から思う
  • 皆が会議のゴールに向かおうとする意識を持っていて、会議の時間を有効に使えている実感がある

いかがでしょうか。


こんな会議ができたら最高だなぁ!

なんて思いませんか?

全員が発言できると、何がいいのか?

2つの会議の要素を比べてみて、感覚的に「全員が発言できる会議のほうが良さそうだ!」と思った方がほとんどだと思います。


なので、「何がいいのか?」をわざわざ書く必要はないのかもしれませんが…

  • 雰囲気が良く発言しやすいので、活発な意見交換がなされる
  • 全員の(異なる)視点が活用される
  • 「否定されるかも」「面倒なことになるかも」という懸念をする必要がないので、建設的なアイディアを出すことに専念できる
  • 全員がチームや会議の場に貢献している実感を得られて、働きがいが向上する

あらためてメリットを書きだしてみると、こんな感じ!


つまり、会議の成果(結論)の質が上がる!というわけです。

「全員が発言できる」会議にする簡単な方法

では、どうすれば、全員が発言できる会議になるのでしょうか。


それには、会議の雰囲気づくり、会議の進め方はもちろん、組織の普段の空気感や参加者同士の関係性など、さまざまな要因が影響するとは思います。でも、まずは簡単にできる方法をひとつご紹介しますね。

チィ
チィ
それは、会議の初めに「全員が発言する機会」をつくること!

なーんだ、と思いましたか?(笑)「全員が発言する機会」をつくれば、少なくとも1回は全員が発言する会議になるわけです!!

でも、これって本当に大切なこと。会議冒頭で何らかの思いや意見を発したら、それがないよりも、その後の時間に発言しやすくなります。また、さまざまな人が声を発することで、会議室に活発な空気が流れていると感じる人も多いでしょう。もしも既存の会議の空気がどんよりとしていると感じるのなら、それを軽くすることができる効果もあります。

会議の初めにしてもらう発言は、簡単なことでOKです。むしろ、簡単なことのほうが良い!です。「今日の議題についての意見」ではなく、「最近嬉しかったことは?」とか「今日の気分を一言で表すと?(その理由も簡単に発表)」とかが良いでしょう。

今日の気分は、「ざわざわ」ですね~
同時進行の仕事がいくつかあって、頭の中がざわざわしているから!

チィ
チィ
そうそう、いい感じ!!

ひとりが発表したら、全員で拍手して受けとめて、次の人へ。それによって「受けとめる」空気感も育ちます

15人以上が集まる会議では、4~6人ぐらいのグループに分かれて、グループごとで発表し合うのが良いですね。

よさカードを活用するのもおすすめ!

実は、よさがみえるラボが制作したよさカードは、会議冒頭の「全員が発言する機会」にも活用できます。


テーマカードの「会議チェックイン」カードのお題に従って、思ったことを発表したり、よさカード(メインカード)を引いて連想したことを伝えたりするだけ。ツールがあることで「全員が発言する機会」を導入しやすい!とご好評いただいています。

よさカードが気になる!という方は、ぜひセミナーにお越しくださいね!


ABOUT ME
高井ちずこ
よさラボの代表をしています。得意なことは場づくり、初動の推進力、カタチにすること。これらを活かし、よさラボでは主にファシリテーション、コンテンツづくり、突っ走り役を担っています!
「ここに居られて良かった」と思えるチームになる

  • チームの心理的安全性を高めたい
  • 安心して意見を言い合えるチームにしたい
  • メンバーの強みが活かされるチームにしたい
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