会議スタート時に大切なのは「チェックイン」

一口に「会議」といっても、様々なものがありますよね。
定例会議、進捗会議、商品開発のための会議、チーム結成時のキックオフ会議など。
毎回メンバーが同じという場合もあれば、初対面の人が多いというものまで、本当に様々だと思います。

そして会議というと、

「いつも話す人が決まっている」
「なんだか出席だけしている感じがする」

などという話もよく聞きますし、

「（初対面の場合）緊張して、どんな人なのか？どんな風に進めたらいいのかを考えてしまい、うまく会議を進められない」

といった、進行役としての悩みも聞いてきました。

そこで今回は、

「参加者が会議に対して主体的に参加できる」
「最初から他の人のことが掴める（探り合わなくていい）」

をテーマに、今日から取り入れていただける「チェックイン」の方法をご紹介します。

会議スタート時に やってみよう

早速ですが、その方法とは

会議スタート時に少し時間を取って、質問をする！

です。

いきなり質問をすると、
「なんだなんだ？どうした？」
とビックリされるかもしれないので(笑)、

今日の会議は少し気持ちをリラックスして参加してもらうために、全員にまずこの質問に答えていただいて、この場にいることを共有してから議題に入りたいと思います

などといった一言があると、参加者の皆さんも安心して取り組めるかと思います。

具体的な進め方

例えばこんな質問です。　

この会議が終わったとき、どうなっていたら最高ですか？

そして、この質問に対し、まず全員に紙に書いてもらう時間を取ります。
（大体２～３分あれば大丈夫かと思いますが、様子を見つつでOKです）

その後、全員にその内容を話してもらいます。

直前に紙に書いてあるため、それを読んでもらうだけでもOKですし、他の人のお話を聴いていて思い出したことがあればそれについてでもOK。
大切なのは「全員が」話す、という体験をすることです。

もしここで「何も思いつかなかった」ということであれば、それをそのまま話してもらってもいいですし、適宜「どんな気分になっていたらいいか？はありますか？」など、少しこちらから答えやすいような問いを投げかけてみてもOKです。

こうやって「会議の場で話す」体験をすることで（意見を求められるのではなく、感じたことを話すため話しやすいと思います）、その後発言がしやすくなります。

意識するといいこと

また、この会議を進行する方は以下のことを意識してみてください。

参加者の方の「受けとめられた」感が増し、その後の会議の空気感が軽くなるのを感じられると思います。

1. どんな発言であってもOKという気持ちでいる

2. 発言が終わったら、拍手で受けとめた意思表示をする

昨今はリモートで行われる会議も増えてきていると思います。

会議室に集まっての会議では、始まる前に近くの人と

「今日暑くなりましたね」とか

「そのペン、使いやすいですよね」など

気軽に話すことで、なんとなく緊張感が取れた感覚になることもあります。

一方、リモート会議では、いきなり会議がスタートするような場面も多いのではないでしょうか。

そんなときにも、この方法は有効です。

直接会議に関係ないようなことであっても、「自分のこと」を考え話すことで、その場を自分ごととして捉えることができます。

また、他の参加者の方の意見を聴くことでどんな人なのかがイメージでき、場の安心感を高めることもできます。

これは実は、「チェックイン」という手法。

チェックインとは、本題(会議の議題)に入る前に、参加者全員が「今から会議に入る」ということを意識できる時間です。
主に、参加者の気持ちや状態を共有するということを行います。
全員が発言できるようにします。
（これをするために、上記のような質問の答えを皆で伝え合うわけです）

よさラボのチェックインを見てみよう！

参考までに、よさがみえるラボで実際にチェックインを行なっている動画をご紹介します。
（zoomミーティングの冒頭5分ほどです）

少し古い動画ではありますが、ある日の、よさラボのミーティングのチェックインの様子です。
この日はzoomを利用してのオンラインミーティング、参加者は私(高井)と井上の2名でした。

先に紹介した質問とは異なり、「今の気持ち」をテーマによさカードを引いて、思ったことのシェアを実践しています。

チェックインを行うことでどんな雰囲気になるのかな？という点をご一緒に感じてみてくださいね。

ぜひ、チェックインとしての「質問」を試してみて下さいね。

そして、

「やってみてこうだった」
「こういう場合はどうしたらいい？」など、

感想や疑問、ご意見などがありましたら、ぜひお気軽にお問合せフォームからお知らせください。
私たちもそういった声をたくさん聞きたいと思っています。